Projeto de Eventos – Como gerenciá-lo?

“Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade” (VARGAS, 2007, p. 5).

Segundo o autor, projeto é um evento com duração determinada através do seu objetivo central. Quando falamos em projeto, estamos falando em algo novo, nunca antes realizado, sendo suas características progressivas e particulares.

Todo projeto se caracteriza a partir do seu ciclo de vida, para Vargas (2007), este ciclo identifica-se através das seguintes perguntas:

- O que foi ou não feito pelo projeto?

- Como o projeto está progredindo até o momento?

- Qual o ponto exato em que o projeto se encontra no momento?

Para a perfeita elaboração do projeto, este deve conter em seu ciclo de vida (duração), as seguintes fases:

- Iniciação;

- Planejamento;

- Execução;

- Movimento e controle;

- Encerramento

Observando a figura, podemos visualizar o projeto como um quebra-cabeça, onde todas as partes estão integradas todo o tempo, formando um organizado e único quadrado.

Para que o quebra-cabeça esteja montado organizadamente é necessário uma série de gerenciamento, tais como:

- Custos;

- Recursos;

- Comunicação;

- Riscos;

...entre outros

O gerenciamento de custos é importante para garantir a viabilidade financeira do projeto e assim garantir a qualidade desejada para o mesmo, visando atingir a satisfação das necessidades de todos os envolvidos.

Já o gerenciamento dos recursos, tem como principal objetivo é identificar o melhor uso das atividades e recursos envolvidos no projeto, vidando a redução dos riscos observados em sua análise.

O processo de comunicação garante que todas as informações necessárias pertinentes ao projeto cheguem corretamente as pessoas de interesse e no tempo ideal. O gerenciamento deste processo assegura a integração da comunicação, seja essa interna ou externa, a fim de aproveitar ao máximo todas as oportunidades geradas com o projeto em questão.

E por fim, para melhor compreender a natureza do projeto em desenvolvimento, faz-se necessário um minucioso gerenciamento de riscos. Tal gerenciamento envolve todos os membros e atividades do projeto visando identificar e responder forças e fraquezas geralmente associadas a tempo, qualidade e custos.

Com base neste estudo, podemos afirmar que todo e qualquer projeto, independentemente de ser de Eventos, necessita de acompanhamento minucioso de todas as suas fases, para assim alcançarmos a o resultado e qualidade almejada e oferecida na elaboração e comercialização do projeto.

Karen M. Gobi – 18/01/2011

VARGAS, Ricardo Viana. Manual Prático de Plano de Projeto: utilizando o PMBOK Guide – 3ed. Rev. – Rio de Janeiro: Brasport, 2007.