Em busca de eventos verdes e sustentáveis

O que fazer para minimizar os impactos de shows, feiras e exposições?

Exposições, seminários acadêmicos ou corporativos, feiras repletas dos mais sofisticados stands são atrações que movimentam um grande e promissor filão de mercado: o de promoção de eventos. Dos praticantes de esportes radicais aos fãs inveterados de música erudita, todo mundo ajuda a aumentar o público desses acontecimentos.

As estimativas apontam que são realizados cerca de 330 mil eventos por ano no país, capazes de atrair quase 80 milhões de participantes. A região sudeste concentra a maior parte dos eventos, promovendo quase 170 mil a cada ano, cerca de 52% do total, seguida pela região sul com 63  mil eventos anuais (19% do total). Tudo isso é muito bom para a economia nacional. No entanto, essas realizações costumam deixar uma conta ambiental elevada.

Os impactos acontecem principalmente devido ao excesso de consumo de energia e da grande quantidade de lixo produzidos ao final de cada produção. Preocupados com essas questões, promotores de eventos e empresas que investem no setor estão à caça de alternativas para minimizar esses problemas.

“Começamos a pensar em eventos sustentáveis ao ver aquele monte de materiais que voltam de um evento. Acabou o evento e ninguém se lembra que tem um caminhão de lixo lá fora com o qual ninguém sabe o que fazer”, conta Kátia Souza, diretora de uma empresa que investe no novo filão (KSR Eventos) e que ministra o curso de Produção de Eventos Artísticos e Culturais, no SENAC. “Quando acaba um evento, a maioria dos materiais utilizados em sua montagem são simplesmente descartados, como convites, panfletos, brindes e até o próprio cenário. Cinco sextos de tudo o que foi usado vai para o lixo e só cerca de 17% desse material será reaproveitado”, descreve.

Kátia estima que, com a adoção de medidas de minimização de impacto, como priorizar os recicláveis e reutilizáveis na escolha dos materiais usados na produção e confecção do cenário e evitar imprimir o que não for absolutamente necessário, é possível reduzir em até 80% o volume de lixo dos eventos. Ela conta que sua empresa produz, em média, 10 caçambas de lixo por mês e a meta e diminuir para apenas 2 caçambas de resíduos por mês, num futuro próximo.

Para atingir o objetivo, Kátia se inspirou nos ensinamentos de Al Gore, ex vice-presidente dos E.U.A. e autor do premiado documentário “Uma verdade Inconveniente”. Ela formulou uma proposta para reduzir o impacto ambiental da produção de eventos em geral. As dicas da empresária pretendem ajudar aqueles que querem contribuir no combate ao aquecimento global sem abrir mão dos eventos.

Aqui vão algumas orientações da especialista:

Profissional

·         Cada vez é mais fácil encontrar empresas organizadoras de eventos que se preocupam com o impacto ambiental dessa atividade. Antes de contratar qualquer organizador, lembre-se de indagar a respeito desses cuidados.

 Energia

·         Na hora de escolher o espaço, optar por locais que tenham iluminação natural.

·         Prestar atenção também no sistema de refrigeração de ar. Ele deve ser eficiente do ponto de vista energético, diminuindo o gasto de eletricidade.

·         A iluminação dos stands e cenários pode consumir até 75% de toda a energia elétrica gasta em um evento. O ideal é escolher equipamentos que tenham melhor aproveitamento da energia, como os refletores profissionais que utilizam LEDs como elemento de iluminação.

·         Evitar ao máximo o uso de geradores porque consomem combustíveis fósseis para funcionar e, portanto, emitem CO2, um dos principais gases de efeito estufa.

Transporte

·         Buscar, sempre que possível, fornecedores locais para evitar que o material usado no evento seja transportado por longas distâncias.

·          Verificar se os veículos utilizados pelos fornecedores estão em bom estado de manutenção de modo a consumir pouco combustível.

·         Preferir empresas que abasteçam os veículos com biocombustível. 

Redução de resíduos

·         Imprimir somente o imprescindível.

·          Optar por brindes de material reciclável ou reciclado, com baixo impacto ambiental em sua cadeia produtiva.

·          Usar copos, pratos, talheres e xícaras reutilizáveis.

·         Cuidado com os brindes! O ideal é preferir os duráveis e funcionais, que têm bem menos chance de acabar na lata do lixo, logo que termina o encontro.

·         Dar a destinação correta para o lixo após o evento, de modo a diminuir o impacto ambiental.

·         Separar e enviar os recicláveis para as cooperativas de coleta seletiva.

·         Reaproveitar o que for possível.

·         Doar o que puder ser útil para terceiros.

·         Tudo isso garante que menos lixo acabe lotando aterros sanitários e lixões, e diminui a necessidade de gastar ainda mais dinheiro dos impostos para a gestão dos resíduos sólidos.

Fornecedores

·         Uma forma de proteger o meio ambiente é trabalhar com empresas que têm a preocupação com o impacto das ações sobre o mesmo. Portanto, analisar de quem e onde comprar é importante.

·         Procurar sempre parceiros e fornecedores que adotem boas práticas socioambientais e evitar por completo aqueles que não respeitam os direitos dos trabalhadores, utilizam mão-de-obra infantil ou criam atritos com as comunidades onde estão suas instalações.

Investindo em soluções - Por ser o aspecto mais visível, o cenário e os materiais que o compõe são os principais fatores de investimento das empresas preocupadas com a sustentabilidade e são os itens que mais têm se desenvolvido no campo dos eventos popularmente conhecidos como “verdes”, até o momento.

O stand do Banco Real, parceiro pioneiro do Akatu, montado na área de exposições do SPFW (São Paulo Fashion Week), que aconteceu em janeiro passado, é um exemplo acertado de como é possível minimizar impactos e aplicar, na prática, os princípios de sustentabilidade nos eventos.

No stand, a madeira usada para a montagem foi substituída por MDF, uma chapa de fibra de madeira de média densidade, produzida com fibras de Pinus de reflorestamento. O piso recebeu revestimento fabricado com plástico 100% reciclado. Foram ainda utilizados tecidos e tapetes de fibras vegetais, confeccionados com fios de origem vegetal, como linho juta e algodão cru orgânico. Para o revestimento dos móveis foi usada uma malha fabricada com fibra reciclada de garrafa pet. Já para a iluminação foram adotadas as lâmpadas de LED, que consomem menos energia que as lâmpadas profissionais tradicionalmente usadas na cenografia dos eventos.

As escolhas de materiais e iluminação, como as do stand do Real, demonstram que já existem opções no mercado para quem pretende apostar na sustentabilidade. E, apesar das dificuldades ainda existentes na busca de novos modos de pensar e planejar um evento, exemplos como o acima mostram que, cada vez mais, a preocupação com o impacto que as atividades humanas podem provocar tanto no presente, como no futuro, sobre o meio ambiente e a sociedade criam um cenário favorável para o desenvolvimento do setor, mas com nuances cada vez mais corretas do ponto de vista socioambiental.

Outra tendência entre os eventos que buscam sustentabilidade é a neutralização das suas emissões de carbono, por meio do plantio de árvores. A idéia é utilizar a a capacidade das árvores de captar CO2 e armazená-lo em forma de biomassa (nos galhos, folhas, frutos etc.), para retirar da atmosfera uma quantidade equivalente à dos gases de efeito estufa emitidos pelo evento.

Em média, uma árvore da mata atlântica, por exemplo, absorve 180 quilos de CO2, em 37 anos de crescimento, segundo dados da ONG Iniciativa Verde, que promove os projetos de neutralização. Já uma árvore como o Pinus absorve, no processo de fotossíntese, 400 kg de CO2 ao longo de 20 anos.

Assim, após fazer as contas de quanto CO2 é liberado nas atividades de um evento, é possível calcular quantas árvores terão que ser plantadas para compensar as emissões totais de gases emitidos e o tempo que será necessário para tal acumulação.

Apesar da boa intenção, a neutralização está longe de ser uma solução. Além do desequilíbrio de tempo, já que as árvores levam décadas para absorver os gases que o evento libera em horas ou dias, também há o risco de as árvores não sobreviverem o tempo necessário para completar o ciclo. A forma mais garantida é evitar que os gases de efeito estufa sejam liberados. Portanto, o que se recomenda é repensar a organização do evento de modo a reduzir cada vez mais as emissões.

Para isso, o consumidor, seja no papel de promotor de um evento ou de público final, desempenha papel relevante ao valorizar atitudes e ações em prol de um maior  compromisso com a promoção da sustentabilidade da vida humana no planeta, a cada pequena escolha em seu dia a dia.

Matéria disponível em: http://www.akatu.org.br/central/especiais/2008/em-busca-de-eventos-verdes-e-sustentaveis/

Publicação em: 25/03/2008

O MICE é o futuro?

A sigla internacional MICE significa Meetings (Encontros), Incentives (Incentivos), Conferences (Conferências) and Exhibitions (Feiras), embora apareça também muitas vezes como o “E” associado a Eventos e o “C” a Convenções. Utiliza-se para designa um tipo muito particular de turismo em que grupos viajam, tendo um propósito bem definido, habitualmente com um programa já feito e bem planejado.

O que é menos comum, apesar da crescente projeção, é o setor dos incentivos, que funciona muitas vezes como um premio aos funcionários de determinada empresa ou instituição, cujos objetivos foram atingidos ou ultrapassados. Ao contrário dos outros tipos de turismo MICE, com claros objetivos profissionais ou educativos, este é geralmente voltado apenas para o entretenimento.

O turismo MICE é reconhecidamente exigente, pelo que obriga a uma grande profissionalização por parte das empresas que operam na área, e não é qualquer uma que está habilitada a organizar este tipo de evento.

As muitas potencialidades de Portugal

O Algarve, a Madeira, o Porto, Lisboa – claramente destacada, neste momento –, ou a região do Estoril, são alguns destinos mais bem preparados para receber a indústria dos eventos. Para além de disporem de unidades hoteleiras de grande capacidade, em termos de alojamento, e espaços para reuniões, seminários, workshops, exibem outras infra-estruturas como restaurantes, bares, cassinos, pavilhões, salas de espetáculo, campo de golfe, Convetion Bureaux ativos e que promovem regiões para além de prestadores de serviços de qualidade. Portugal tem sobretudo, história, cultura, recursos naturais (o mar assume-se como uma grande mais valia), uma gastronomia fantástica – quem poderá negá-lo? -, gente afável e interessante e, naturalmente, profissionais de grande qualidade, reconhecidos mesmo internacionalmente.

Claro que há debilidades, nem tudo é perfeito, mas importa, acima de tudo, olhar para os bons exemplos.

Ultrapassando o estrangulamento das ligações aéreas, caras e nem sempre diretas, o arquipélago tem condições para vingar nesta área de negócio. E esta até pode ser, para muitos operadores, uma forma de compensar as quebras durante as épocas baixas do turismo tradicional.

A estratégia passa muito por ações concertadas de promoção, e presenças em feiras internacionais do setor, como IMEX, EIBTM, Confex e outras.

MICE em crescimento também nos Açores

Nos Açores, um exemplo entre muitos possíveis, o potencial é por demais evidente. Em algumas ilhas, nomeadamente São Miguel e Terceira, as infra-estruturas são de qualidade e há muito interesse em investir nesta indústria. As próprias condições físicas, geográficas, a presença do mar, tornam este um destino apetecido para atividades ao ar livre, as quais casam bem com este segmento de viajante.

As low-cost e a Seleção Nacional

Em jeito de conclusão, dizer que Portugal, ao concorrer com mercados muito competitivos e mais sofisticados, deve, e isto parece claro, apostar na formação de técnicos especializados, na antecipação de tendências internacionais -  e isso só é possível com o conhecimento aprofundado do seguimento -, na concentração de esforços entre setor público e privado, e acima de tudo na promoção da diferença. Podemos não ser os melhores, mas somos diferentes, confiem em nós.

O aparecimento das low-cost veio encurtar as distâncias físicas e de mentalidade entre Portugal e o resto da Europa. Importa capitalizar estas novas oportunidades. Bem como aproveitar o sucesso dos “produtos” nacionais, e aqui pode mencionar-se a importância do futebol e das suas estrelas. Afinal, quem não terá curiosidade, por pequena que seja, de conhecer sítio extraordinário onde nasceu José Mourinho?...F&E

Por: Claudia Souza e Rui Ochõa – F&E

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Assessoria de impressa em Eventos.

(Olá Pessoal,

Esta matéria é de uma revista portuguesa Festas & Eventos, portanto não estranhem a escrita, pois a matéria está na integra...espero que gostem!)

É sabido que, quando chega a hora de cortar, grande parte das vezes a sacrificada é a comunicação, sobretudo a Assessoria de Imprensa. De facto, trata-se de um investimento que, apesar da difícil previsão quanto ao sucesso, é de importância fulcral quando o objectivo é ter retorno nos media. E torna-se evidente que uma notícia em um jornal pode ser mais eficaz do que um outdoor numa ruma movimentada.

A Festas & Eventos, procurou aprofundar esta matéria, dando voz a três assessoras de imprensa, Catarina Amorim, da Lift Consulting, Mafalda Figueiredo, da Frontpage – Consultores de Comunicação, e Vera Ferreira, da Média Alta – Imagem e Comunicação.

Press Release e Follow-up

Um bom trabalho de assessoria de imprensa não se resume ao envio de um bom press release. É muito mais do que isso. Requer um planeamento cuidado, que envolve trabalho pré e pós-evento. A internet veio facilitar, em muito, a tarefa do assessor.

Ao enviar uma nota para a imprensa, são de reter dois aspectos. Esta deve ser tratada jornalisticamente e deve procurar-se a adequação da mensagem, ou seja, não valerá muito a pena enviar a informação para uma base de dados indiscriminada.

Depois do envio de um press release é vital fazer um follow-up. O contacto humano, o estabelecer uma relação com os jornalistas necessitar, por exemplo, de acreditação, ou se existirem locais próximos para ele trabalhar, é fundamental fazer chegar-lhes todas estas informações, mostrar total disponibilidade, acesso a pessoas e a locais. Neste contacto com os meios é fundamental apurar quais os jornalistas que vão estar presentes no evento. Mas é importante recordar que, por motivos de agenda, uns confirmem presença e não apareçam, outros dizem que não podem e depois acabam por ir sem avisar.

Dossier da Imprensa

Trata-se de um auxiliar precioso para qualquer jornalista. Nele deve constar uma série de informações para o jornalista, o programa, informações úteis e práticas, curriculum, se for o caso, fotos, citações dos organizadores do evento, etc. Atenção que não deve ser volumoso e confuso, antes claro, conciso, destacando o essencial. Muitas empresas apostam e elaborar dossiers de imprensa criativos, outras optam por incluir alguns acessórios úteis como uma caneta, um bloco, folhas bancas, etc.

Acompanhamento Total

Dependendo da dimensão, em alguns eventos é necessário existir uma sala de imprensa para os jornalistas trabalharem. E esta deve estar totalmente equipada (internet, telefone, fax) de modo a que rádios, televisões, imprensa escrita, jornais online, possam trabalhar de forma cômoda e eficaz. Pode também ser providenciada água, bem como sumos ou algo para comer.

O assessor de imprensa deve assumir-se como um informador privilegiado e estar sempre disponível para prestar esclarecimentos, promover entrevistas, resolver eventuais problemas, ouvir queixas.

Pós Evento

No final, deve fazer-se o rescaldo do evento, enviando fotos e elaborando press release final, ou colocando toda a informação de balanço no site oficial do evento, caso exista. É altura de fazer um clipping , elementar para saber o impacto que o evento produziu na imprensa.

Há empresas especializadas neste serviço a que normalmente se recorre. Se o intuito é que o evento apareça nos meios de comunicação, e com uma imagem positiva, é deste modo que se avalia o trabalho do assessor de imprensa.

A importância do serviço de assessoria

A assessoria é o ponto entre o evento e o jornalista, e a relação com a imprensa “é uma das pedras de toque para que se consigam alcançar objectivos em termos de posicionamento, reputação, notoriedade e credibilidade”, refere-se Catarina Amorim, Directora de Comunicação da Lift Consulting. Neste sentido, há que criar as melhores condições, para que os meios de comunicação noticiem o evento e façam a cobertura do mesmo. Para Mafalda Figueiredo, Directora Adjunta da Frontpage – Consultores de Comunicação, se um evento for “desenhado de forma a obter uma boa cobertura da imprensa, o sucesso é medido, de facto, pela mancha informativa que conseguiu criar nos meios de comunicação social”, e neste caso a importância do assessor é ainda maior.

Assim, para que o trabalho de assessoria de imprensa seja profícuo, deve existir uma boa relação com a empresa organizadora do evento. “O assessor de imprensa deverá conhecer todos os pormenores da organização, de modo a poder informar correctamente os jornalistas”, esclarece Vera Ferreira, Directora de Comunicação e Eventos da Média Alta – Imagem e Comunicação. E acrescenta que, ao mesmo tempo, devem cooperar e estar perfeitamente coordenados. Catarina Amorim, concorda que é fundamental existir uma relação próxima e de confiança, sendo que “o contacto regular que permita acompanhar e aconselhar sobre as actividades a desenvolver no evento são condições essenciais para a detecção de oportunidades de comunicação e a correcta divulgação de informações”.

Boa imprensa e as dificuldades de relacionamento

Se uma das intenções do evento for o retorno em media, então é muito importante que haja uma “boa imprensa” e para a responsável da Media Alta, não adianta ter muitos jornalistas, há que ter os jornalistas certos, aqueles que vão dar a visibilidade certa. A Directora da Lift salienta que o mais importante para boa ou má imagem de um evento, é a sua qualidade intrínseca. No entanto, “o tom das notícias publicadas pela imprensa sobre determinado evento contribui fortemente para a formação da opinião do público”.

Mas, nem tudo são rosas, e como em qualquer relação existem obstáculos. Catarina Amorim, aponta desde logo as idéias pré-concebidas de qualquer uma das partes. Já para Vera Ferreira, aborda a questão de que jornalistas são bombardeados por convites, press release, tornando muitas vezes complicado confirmar presença nos eventos.

Estratégias e situações de crises

A divulgação de um evento junto aos meios de comunicação podem entroncar em diversas estratégias. Uma vez mais, se o evento não for de qualidade, torna-se muito difícil o trabalho de assessoria de imprensa. No entender de Mafalda Figueiredo, da Frontpage, “quando se pretende mediatizar qualquer evento a estratégia utilizada passará sempre pela inovação do conceito, pela presença de figuras públicas, pela originalidade do local e, claro está, pela qualidade geral”. Vera Ferreira, realça a necessidade de “promover contacto directo entre representantes / dirigentes da empresa e os jornalista, o que significa, por exemplo, garantir entrevistas prévias que fomentem a curiosidade sobre o que se passará durante a iniciativa”. Para Catarina Amorim, a estratégia adequada-se a cada evento, mas muito importante é a antecipação de modo a “permitir gerar notoriedade e mobilizar o público”. E dá, neste caso, o exemplo do Rock In Rio cujo trabalho de comunicação começa a ser feito um ano antes.

Há que prever sempre situações de crise, e é importante, também neste aspecto, um trabalho de coordenação entre a figura do assessor e a do organizador do evento. Se a crise coloca em risco a imagem da empresa e do evento, “urge dar uma resposta organizada e coerente, através de um porta-voz bem informado de toda a situação”, entende a Directora de Comunicação e Eventos Média Alta, evidenciando nesta matéria  a imprescindibilidade de ter um plano de crise estruturado, capaz de ser accionado sem provocar “ruídos”. Para Catarina Amorim, prevenir possíveis situações de crise é fulcral para as prevenir efectivamente. “No caso de surgir uma inevitabilidade, a que todos estamos sujeitos, um eficaz manual de procedimentos pode ser a diferença entre um evento de sucesso e um fiasco. Transmitir a informação correcta e atempadamente pode fazer toda a diferença”.

Por: Claudia Souza – F&E

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