(Olá Pessoal,
Esta matéria é de uma revista portuguesa Festas & Eventos, portanto não estranhem a escrita, pois a matéria está na integra...espero que gostem!)
É sabido que, quando chega a hora de cortar, grande parte das vezes a sacrificada é a comunicação, sobretudo a Assessoria de Imprensa. De facto, trata-se de um investimento que, apesar da difícil previsão quanto ao sucesso, é de importância fulcral quando o objectivo é ter retorno nos media. E torna-se evidente que uma notícia em um jornal pode ser mais eficaz do que um outdoor numa ruma movimentada.
A Festas & Eventos, procurou aprofundar esta matéria, dando voz a três assessoras de imprensa, Catarina Amorim, da Lift Consulting, Mafalda Figueiredo, da Frontpage – Consultores de Comunicação, e Vera Ferreira, da Média Alta – Imagem e Comunicação.
Press Release e Follow-up
Um bom trabalho de assessoria de imprensa não se resume ao envio de um bom press release. É muito mais do que isso. Requer um planeamento cuidado, que envolve trabalho pré e pós-evento. A internet veio facilitar, em muito, a tarefa do assessor.
Ao enviar uma nota para a imprensa, são de reter dois aspectos. Esta deve ser tratada jornalisticamente e deve procurar-se a adequação da mensagem, ou seja, não valerá muito a pena enviar a informação para uma base de dados indiscriminada.
Depois do envio de um press release é vital fazer um follow-up. O contacto humano, o estabelecer uma relação com os jornalistas necessitar, por exemplo, de acreditação, ou se existirem locais próximos para ele trabalhar, é fundamental fazer chegar-lhes todas estas informações, mostrar total disponibilidade, acesso a pessoas e a locais. Neste contacto com os meios é fundamental apurar quais os jornalistas que vão estar presentes no evento. Mas é importante recordar que, por motivos de agenda, uns confirmem presença e não apareçam, outros dizem que não podem e depois acabam por ir sem avisar.
Dossier da Imprensa
Trata-se de um auxiliar precioso para qualquer jornalista. Nele deve constar uma série de informações para o jornalista, o programa, informações úteis e práticas, curriculum, se for o caso, fotos, citações dos organizadores do evento, etc. Atenção que não deve ser volumoso e confuso, antes claro, conciso, destacando o essencial. Muitas empresas apostam e elaborar dossiers de imprensa criativos, outras optam por incluir alguns acessórios úteis como uma caneta, um bloco, folhas bancas, etc.
Acompanhamento Total
Dependendo da dimensão, em alguns eventos é necessário existir uma sala de imprensa para os jornalistas trabalharem. E esta deve estar totalmente equipada (internet, telefone, fax) de modo a que rádios, televisões, imprensa escrita, jornais online, possam trabalhar de forma cômoda e eficaz. Pode também ser providenciada água, bem como sumos ou algo para comer.
O assessor de imprensa deve assumir-se como um informador privilegiado e estar sempre disponível para prestar esclarecimentos, promover entrevistas, resolver eventuais problemas, ouvir queixas.
Pós Evento
No final, deve fazer-se o rescaldo do evento, enviando fotos e elaborando press release final, ou colocando toda a informação de balanço no site oficial do evento, caso exista. É altura de fazer um clipping , elementar para saber o impacto que o evento produziu na imprensa.
Há empresas especializadas neste serviço a que normalmente se recorre. Se o intuito é que o evento apareça nos meios de comunicação, e com uma imagem positiva, é deste modo que se avalia o trabalho do assessor de imprensa.
A importância do serviço de assessoria
A assessoria é o ponto entre o evento e o jornalista, e a relação com a imprensa “é uma das pedras de toque para que se consigam alcançar objectivos em termos de posicionamento, reputação, notoriedade e credibilidade”, refere-se Catarina Amorim, Directora de Comunicação da Lift Consulting. Neste sentido, há que criar as melhores condições, para que os meios de comunicação noticiem o evento e façam a cobertura do mesmo. Para Mafalda Figueiredo, Directora Adjunta da Frontpage – Consultores de Comunicação, se um evento for “desenhado de forma a obter uma boa cobertura da imprensa, o sucesso é medido, de facto, pela mancha informativa que conseguiu criar nos meios de comunicação social”, e neste caso a importância do assessor é ainda maior.
Assim, para que o trabalho de assessoria de imprensa seja profícuo, deve existir uma boa relação com a empresa organizadora do evento. “O assessor de imprensa deverá conhecer todos os pormenores da organização, de modo a poder informar correctamente os jornalistas”, esclarece Vera Ferreira, Directora de Comunicação e Eventos da Média Alta – Imagem e Comunicação. E acrescenta que, ao mesmo tempo, devem cooperar e estar perfeitamente coordenados. Catarina Amorim, concorda que é fundamental existir uma relação próxima e de confiança, sendo que “o contacto regular que permita acompanhar e aconselhar sobre as actividades a desenvolver no evento são condições essenciais para a detecção de oportunidades de comunicação e a correcta divulgação de informações”.
Boa imprensa e as dificuldades de relacionamento
Se uma das intenções do evento for o retorno em media, então é muito importante que haja uma “boa imprensa” e para a responsável da Media Alta, não adianta ter muitos jornalistas, há que ter os jornalistas certos, aqueles que vão dar a visibilidade certa. A Directora da Lift salienta que o mais importante para boa ou má imagem de um evento, é a sua qualidade intrínseca. No entanto, “o tom das notícias publicadas pela imprensa sobre determinado evento contribui fortemente para a formação da opinião do público”.
Mas, nem tudo são rosas, e como em qualquer relação existem obstáculos. Catarina Amorim, aponta desde logo as idéias pré-concebidas de qualquer uma das partes. Já para Vera Ferreira, aborda a questão de que jornalistas são bombardeados por convites, press release, tornando muitas vezes complicado confirmar presença nos eventos.
Estratégias e situações de crises
A divulgação de um evento junto aos meios de comunicação podem entroncar em diversas estratégias. Uma vez mais, se o evento não for de qualidade, torna-se muito difícil o trabalho de assessoria de imprensa. No entender de Mafalda Figueiredo, da Frontpage, “quando se pretende mediatizar qualquer evento a estratégia utilizada passará sempre pela inovação do conceito, pela presença de figuras públicas, pela originalidade do local e, claro está, pela qualidade geral”. Vera Ferreira, realça a necessidade de “promover contacto directo entre representantes / dirigentes da empresa e os jornalista, o que significa, por exemplo, garantir entrevistas prévias que fomentem a curiosidade sobre o que se passará durante a iniciativa”. Para Catarina Amorim, a estratégia adequada-se a cada evento, mas muito importante é a antecipação de modo a “permitir gerar notoriedade e mobilizar o público”. E dá, neste caso, o exemplo do Rock In Rio cujo trabalho de comunicação começa a ser feito um ano antes.
Há que prever sempre situações de crise, e é importante, também neste aspecto, um trabalho de coordenação entre a figura do assessor e a do organizador do evento. Se a crise coloca em risco a imagem da empresa e do evento, “urge dar uma resposta organizada e coerente, através de um porta-voz bem informado de toda a situação”, entende a Directora de Comunicação e Eventos Média Alta, evidenciando nesta matéria a imprescindibilidade de ter um plano de crise estruturado, capaz de ser accionado sem provocar “ruídos”. Para Catarina Amorim, prevenir possíveis situações de crise é fulcral para as prevenir efectivamente. “No caso de surgir uma inevitabilidade, a que todos estamos sujeitos, um eficaz manual de procedimentos pode ser a diferença entre um evento de sucesso e um fiasco. Transmitir a informação correcta e atempadamente pode fazer toda a diferença”.
Por: Claudia Souza – F&E
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