Projeto de Eventos – Como gerenciá-lo?

“Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade” (VARGAS, 2007, p. 5).

Segundo o autor, projeto é um evento com duração determinada através do seu objetivo central. Quando falamos em projeto, estamos falando em algo novo, nunca antes realizado, sendo suas características progressivas e particulares.

Todo projeto se caracteriza a partir do seu ciclo de vida, para Vargas (2007), este ciclo identifica-se através das seguintes perguntas:

- O que foi ou não feito pelo projeto?

- Como o projeto está progredindo até o momento?

- Qual o ponto exato em que o projeto se encontra no momento?

Para a perfeita elaboração do projeto, este deve conter em seu ciclo de vida (duração), as seguintes fases:

- Iniciação;

- Planejamento;

- Execução;

- Movimento e controle;

- Encerramento

Observando a figura, podemos visualizar o projeto como um quebra-cabeça, onde todas as partes estão integradas todo o tempo, formando um organizado e único quadrado.

Para que o quebra-cabeça esteja montado organizadamente é necessário uma série de gerenciamento, tais como:

- Custos;

- Recursos;

- Comunicação;

- Riscos;

...entre outros

O gerenciamento de custos é importante para garantir a viabilidade financeira do projeto e assim garantir a qualidade desejada para o mesmo, visando atingir a satisfação das necessidades de todos os envolvidos.

Já o gerenciamento dos recursos, tem como principal objetivo é identificar o melhor uso das atividades e recursos envolvidos no projeto, vidando a redução dos riscos observados em sua análise.

O processo de comunicação garante que todas as informações necessárias pertinentes ao projeto cheguem corretamente as pessoas de interesse e no tempo ideal. O gerenciamento deste processo assegura a integração da comunicação, seja essa interna ou externa, a fim de aproveitar ao máximo todas as oportunidades geradas com o projeto em questão.

E por fim, para melhor compreender a natureza do projeto em desenvolvimento, faz-se necessário um minucioso gerenciamento de riscos. Tal gerenciamento envolve todos os membros e atividades do projeto visando identificar e responder forças e fraquezas geralmente associadas a tempo, qualidade e custos.

Com base neste estudo, podemos afirmar que todo e qualquer projeto, independentemente de ser de Eventos, necessita de acompanhamento minucioso de todas as suas fases, para assim alcançarmos a o resultado e qualidade almejada e oferecida na elaboração e comercialização do projeto.

Karen M. Gobi – 18/01/2011

VARGAS, Ricardo Viana. Manual Prático de Plano de Projeto: utilizando o PMBOK Guide – 3ed. Rev. – Rio de Janeiro: Brasport, 2007.

O que o público que vai me “consumir” necessita e espera de mim?

O que o público que vai me “consumir” necessita e espera de mim? (VIRGINIA, 1996, P. 43)

A pergunta que dá o título a esse artigo, refere-se a Marketing Pessoal escrito no livro Seu Comportamento, Seu Sucesso da autora Barbara Virgínia.

A interrogação é bastante interessante e nos remete a analisarmos não só o que o consumidor espera de você, mas antes de mais nada é preciso definir e traçar objetivos sobre o que VOCÊ espera de você. As qualidades morais e as relativas ao equilíbrio emocional identificam bastante as suas expectativas e desejos relativos ao negócio que se pretende por em prática.

É interessante pensar o quanto o marketing pessoal faz parte de um evento, não só falando em organização, mas também como os próprios participantes se identificam com determinado evento.

Segundo Zobaram (2004), ao se referir a convites em seu livro Eventos é Assim Mesmo, afirma que ao mesmo tempo em que busca demonstrar mais zelo com o convidado e chamar sua atenção, o convite impresso também revela quem somos o que queremos transmitir e de que maneira iremos fazer. Pensando nas palavras do autor, podemos afirmar que o convite para um evento é marketing pessoal?

Dependendo do objetivo almejado com o convite, podemos dizer sim que o convite é uma ferramenta de marketing pessoal, pois é através dele que o convidado identificará necessidades e se as mesmas podem ser atendidas com o evento. Partindo do pressuposto de que o convite é a primeira impressão e este muitas vezes gerará a lembrança do evento ou da organização, este também remete ao convidado muito sobre a organização ou sobre o anfitrião, portanto o convite a um evento deve ser pertinente ao objetivo.

Um exemplo bem prático sobre o seu marketing pessoal para eventos é a forma  de apresentação. Ao nos apresentar a uma empresa visando vender a organização de eventos corporativos, a imagem que um executivo espera da “organização de um evento” é exatamente a imagem de um executivo (o bom social cai muito bem, assim como cabelos arrumados, preferencialmente presos e, uma imagem que transmita organização). Já para fazer a promoção de um evento esportivo aos participantes do mesmo, a imagem de um executivo transmite seriedade de mais para pertinência do evento, concorda?

Digamos que para o marketing pessoal em eventos, é muito importante além de trabalhar a sua auto-imagem emocional que seja trabalhada também o designer que o seu marketing deve transmitir ao consumidor daquele determinado evento.

Então, O que o público que vai me “consumir” necessita e espera de mim?

Karen M. Gobi – 13/01/2011

ZOBARAM, Sergio. Evento é Assim Mesmo!: Do Conceito ao Brinde. Rio de Janeiro: Senac Rio – 2004.

Eventos – Importante para quê?

Para explicar a importância de eventos, inicialmente é preciso conhecer o seu conceito.

Com a finalidade de ampliar a esfera de seus relacionamentos inerentes ao convívio em família, no trabalho ou no lazer, e de quebrar a rotina dos afazeres diuturnos, o homem cria e participa de reuniões, que são genericamente chamadas de eventos.  Portanto pode se afirmar que o

evento – no dicionário Aurélio definido como “acontecimento” ou “sucesso” – tem como característica principal propiciar uma ocasião extraordinária ao encontro de pessoas, com finalidade específica, a qual constitui o “tema” principal do evento e justifica sua realização (GIACAGLIA, 2003, p. 3).

 

Aprendemos com a definição de Giacaglia que eventos é um acontecimento com finalidade específica que objetiva reunir indivíduos e propagar o convívio, correto?

Pode-se então afirmar que para a realização de um eventos, este deve ter, antes de mais nada, a sua finalidade definida, mas, quais podem ser as finalidades de um evento? Se pegarmos a definição de Meireles (1999) observamos que o marketing pode ser uma finalidade específica para a realização de eventos, visando criar e estabelecer conceito, seja este de cunho institucional ou promocional, já para Zanella (2008) a finalidade de um evento é celebrar um acontecimento, este pode ou não estar ligado ao Marketing.

Mas o que não podemos negar é que havendo ou não o marketing entre as finalidades de um evento, sempre haverá alguma forma de comunicação, e esta sem dúvida alguma é fator determinante para o sucesso de qualquer evento.

A palavra comunicação vem do latim communis que traz a idéia de comunhão. Comunhão significa comungar, participar em comum, transmitir, compartilhar, e é nesse sentindo que a comunicação é entendida por Perez (2002, p. 14): “(...) tornar comum, fazer saber estabelecer comunhão por meio de intercâmbio de informações”.

Eventos pode ser ferramenta eficaz para a organização estabelecer comunicação com o seu público alvo, pois nada mais é do que atividades devidamente planejadas com objetivo de alcançar resultados definidos em presença do público alvo.

Podemos ficar horas falando da relação entre Eventos & Comunicação, para isso é necessário destrinchar os dois temas para que se façam entender suas ligações. É para isso que este blog foi criado, falaremos aqui das mais diferentes formas de eventos, comunicação, marketing e suas ligações.

Discutiremos temas, atualidades, gerenciamento de riscos, organização e tudo relacionado a este fascinante mundo das realizações e acontecimentos. Utilizem o blog como porta-voz, fonte de pesquisa, fórum e etc. Vamos fazer deste um instrumento para nos aperfeiçoar dia após dias.

Conto com vocês para a propagação de idéias!

Karen M. Gobi – 09/01/2011

                        

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999.

ZANELLA, Luiz Carlos.  Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização. São Paulo: Atlas, 2003.

GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: Teoria e Prática. São Paulo: Cengage Learning, 2008.